Co to jest biała lista podatników VAT?

Tak zwana Biała lista podatników VAT jest nowszą wersją Wykazu podatników VAT. Ten rejestr, prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej, umożliwia sprawdzenie statusu kontrahenta jako płatnika podatku od towarów i usług.

Dostępne w nim informacje pozwalają:

• potwierdzić, że potencjalny kontrahent jest zarejestrowany jako czynny płatnik VAT, a jeśli nie jest – z jakiego powodu został wykreślony z listy lub spotkał się z odmową wpisania na nią;
• zweryfikować numer rachunku bankowego do rozliczeń finansowych z kontrahentem.

Obie te kwestie są istotne w kontekście wiarygodności potencjalnego partnera B2B. Jasny status VAT wskazuje na „czystą” sytuację danego podmiotu, a numer konta zgodny z tym podanym podczas rozmów o współpracy – potwierdza uczciwość firmy.

Warto przy tym podkreślić, że dokonanie płatności na konto kontrahenta inne niż podane w rejestrze VAT na kwotę powyżej 15 000 zł może mieć poważne konsekwencje. Wiąże się z:

• brakiem możliwości wliczenia przelanej kwoty do kosztów uzyskania przychodu, co zwiększa obciążenie finansowe firmy;
• ryzykiem solidarnej odpowiedzialności za ewentualne zaległości podatkowe, jakie kontrahent będzie mieć, gdy nie zapłaci podatku VAT od tej konkretne transakcji.

Istotne jest, że dane z białej listy podatników są aktualizowane codziennie w dni robocze. Dlatego warto je weryfikować nie tylko jednorazowo, ale np. przed każdą większą transakcją.

Jakie dane znajdują się w białej księdze podatników VAT?

Poza statusem płatnika VAT, na białej liście można sprawdzić inne dane potencjalnego kontrahenta. Należy wśród nich wymienić:

• dane osobowe/rejestrowe firmy lub przedsiębiorcy;
• numery identyfikacyjne przedsiębiorstwa, np. NIP, REGON czy KRS;
• uprawnienia poszczególnych partnerów do zawierania umów w imieniu firmy.

O czym świadczy brak pełnych informacji na białej liście VAT lub brak obecności na liście płatników tego podatku?

Jeżeli dane przyszłego partnera na białej liście VAT budzą podejrzenia, jest to „czerwona flaga”, która może zasugerować konieczność przeprowadzenia pogłębionej weryfikacji danego podmiotu. Szczególnie niepokojący może być brak numeru rachunku rozliczeniowego.

Taka sytuacja może wynikać z:

• braku spełnienia przez firmę warunków do rejestracji jako płatnik VAT (np. osiąga ona zbyt niskie obroty, co także wskazuje na potencjalne problemy z regulowaniem zaciągniętego zobowiązania i płaceniem faktur na czas);
• odmowy umieszczenia firmy na liście płatników VAT lub wykreślenie z niej – np. z uwagi na niedociągnięcia formalne lub problemy prawne.

Należy ją niezwłocznie wyjaśnić z potencjalnym kontrahentem, a w razie niejasności – z rozwagą podejść do współpracy. Być może konieczne będzie np. ograniczenie kredytu kupieckiego lub zaniechanie podpisania umowy.

Weryfikacja w białej księdze podatników VAT – automatyzacja rozwiązaniem dla korporacji

Dostęp do danych z białej księgi VAT jest bezpłatny i powszechny – z rejestru można skorzystać m.in. na stronie Ministerstwa Finansów. Jednak weryfikacja każdego potencjalnego kontrahenta tą metodą może być dla korporacji dużym wyzwaniem – zwłaszcza przy zawieraniu wielu umów każdego miesiąca. Ponadto informacje z białej listy to tylko jeden z elementów, które pozwalają ocenić wiarygodność przyszłego partnera. Konieczne są również weryfikacja jego ewentualnego zadłużenia, rzetelności płatniczej czy statusu w kontekście ewentualnej upadłości oraz postępowania naprawczego lub naprawczego.

Z tego względu duże podmioty stawiają na narzędzia pozwalające na automatyzację weryfikacji potencjalnych kontrahentów. Jednym z nich są raporty z BIG InfoMonitor. Taki raport może zawierać m.in. informacje z rejestru BIG InfoMonitor, dane z baz BIK oraz ZBP (ale tylko w przypadku posiadania upoważnienia od podmiotu sprawdzanego) , a także dane z rejestrów publicznych typu CEIDG, REGON czy KRZ. Raporty z BIG InfoMonitor mogą być wzbogacone o dane z wywiadowni gospodarczej – z uwzględnieniem danych z białej księgi VAT, a także o wskaźnik MŚP, czyli narzędzie wspierające ocenę kondycji danego podmiotu.

Co najistotniejsze, istnieje możliwość integracji raportów za pośrednictwem API. Informacje mogą być zatem automatycznie pobierane i przesyłane do systemów wykorzystywanych w firmie – np. CRM czy BI. Takie rozwiązanie przyspiesza proces decyzyjny, zwiększa precyzję i bezpieczeństwo weryfikacji oraz pozwala zoptymalizować koszty – zarówno sprawdzania potencjalnych partnerów, jak i przyszłej ewentualnej windykacji.

Jak zatem widać, dane z białej księgi podatników VAT mogą stanowić istotny element sprawdzenia wiarygodności firmy w modelu B2B, a ich pozyskanie jest proste – przy wykorzystaniu usług automatyzujących. Warto się z nimi zapoznać – to sposób na poprawę efektywności zarządzania ryzykiem finansowym w dużym przedsiębiorstwie.