Tradycyjny a elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Proces zarządzania umowami i innego rodzaju dokumentacją w sposób tradycyjny wciąż jeszcze funkcjonuje w wielu firmach. Nowoczesne przedsiębiorstwa starają się go skutecznie wypierać za pomocą technologii, ponieważ zdają sobie sprawę z wyzwań i ograniczeń, jakie generuje. Jednym z nich jest czasochłonność związana z ręcznym przetwarzaniem umów i wydłużeniem okresu potrzebnego na realizację kluczowych działań, takich jak podpisywanie umów.

Tradycyjny obieg umów pochłania dużą ilość zasobów, ponieważ wymaga przestrzeni do przechowywania dokumentów oraz zaangażowania personelu do zbierania podpisów i zarządzania dokumentacją. Jego wadą jest również podatność na błędy – manualne wprowadzanie danych zwiększa takie ryzyko, co może wpływać negatywnie na warunki umowy i prowadzić do nieporozumień.

Dokumenty papierowe są również narażone na uszkodzenia, zgubienie oraz inne czynniki ryzyka utraty danych. Takie sytuacje zagrożone są konsekwencjami prawnymi lub finansowymi. Tradycyjny obieg umów generuje ponadto dodatkowe koszty (druku, przesyłania, archiwizacji itp.), a utrudniona analiza czy monitorowanie statusu umowy w takim obiegu może opóźniać procesy decyzyjne.

Te i podobne zjawiska negatywnie przekładają się na efektywność operacyjną przedsiębiorstwa, spowalniając i obciążając dodatkowym ryzykiem poszczególne procesy, maksymalizując ich koszty i ograniczając ich transparentność. Firmy, które chcą budować konkurencyjność, muszą inwestować w rozwiązania, które eliminują ograniczenia związane z przetwarzaniem dokumentacji w sposób tradycyjny. Jednym z nich jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów i umów.

Jak uprościć zarządzanie kontraktami, wdrażając elektroniczny obieg umów

Elektroniczny obieg umów to zarządzanie kontraktami w środowisku cyfrowym z wykorzystaniem dedykowanego oprogramowania EOD. Proces tworzenia, przesyłania i archiwizacji umów w ten sposób jest znacznie szybszy i bardziej zautomatyzowany. Elektroniczne podpisy i zdalny dostęp do dokumentów umożliwiają partnerom biznesowym łatwą współpracę, niezależnie od lokalizacji. Podstawowymi korzyściami związanymi z elektronicznym obiegiem umów są:

• Oszczędność czasu: Procesy takie jak podpisywanie umów i akceptacja umowy przebiegają płynniej, co skraca czas oczekiwania na finalizację transakcji.
• Przyspieszenie procesów: Dzięki automatyzacji negocjacje, przesyłanie, zawieranie i podpisywanie umów stają się bardziej efektywne, co pozwala szybciej odpowiadać na potrzeby rynku. Zdalne zbieranie podpisów eliminuje konieczność fizycznego przesyłania dokumentów, co jest szczególnie istotne w przypadku międzynarodowych kontraktów.
• Zwiększenie bezpieczeństwa umów: Cyfrowe zabezpieczenia chronią dane kontrahenta oraz poufne informacje zawarte w umowach, co minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu lub utraty danych.
• Oszczędność zasobów i miejsca: Przechowywanie dokumentów w elektronicznym archiwum eliminuje potrzebę dysponowania fizyczną przestrzenią do magazynowania umów, redukując koszty związane z wynajmem i materiałami biurowymi.
• Transparentność obiegu umów na każdym etapie procesowania: Status umowy można monitorować w czasie rzeczywistym, co ułatwia zarządzanie i podejmowanie decyzji.
• Łatwe porządkowanie i wyszukiwanie dokumentów: Zastosowanie cyfrowych systemów do zarządzania dokumentami umożliwia szybki dostęp do szablonów dokumentów i umów, co oszczędza czas i zasoby, a także usprawnia analizę.
• Automatyzacja obiegu dokumentów i umów: Oprogramowanie do elektronicznego obiegu umów automatyzuje procesy związane ze zbieraniem podpisów, co redukuje ryzyko błędów i opóźnień.

Te i podobne korzyści przekładają się pozytywnie na poprawę efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa, pozwalając skupić się na kluczowych zadaniach, zamiast na powtarzalnym zarządzaniu dokumentami.

Podsumowanie

Nowoczesne zarządzanie kontraktami w biznesie to dziś nie tyle wygoda, ile wręcz konieczność. Elektroniczny obieg umów oferuje nowoczesnym firmom liczne korzyści, co sprawia, że znacznie przewyższa skutecznością tradycyjne metody zarządzania dokumentacją. Od oszczędności czasu i zasobów, przez zwiększenie bezpieczeństwa, aż po poprawę transparentności i efektywności operacyjnej — cyfryzacja procesów biznesowych staje się kluczowym elementem budowania konkurencyjności na rynku. Wdrażając dedykowane oprogramowanie do zarządzania umowami, przedsiębiorstwa mogą skutecznie i z dowolnego miejsca zarządzać dokumentacją za pomocą elektronicznego archiwum.